Gestionnaire Administratif et Logistique H/F - Université Sorbonne Paris Nord

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de VilletaneuseComposante / Service : Institut Galilée (IG) / DirectionComposition du service (effectifs) : 3Fonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Directrice administrative adjointe de l'IG
Le gestionnaire administratif et logistique assure la gestion administrative, le suivi des travaux et la réservation des salles dans Hyperplanning. Il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des personnels de l'Institut Galilée.- Assurer l'accueil physique et téléphonique- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, étudiants et personnels- Elaborer un suivi des travaux, préparer les réunions travaux, rédiger le bilan annuel des travaux- Être le référent Hyperplanning de la composante et s'assurer de la bonne affectation des salles- Assurer le circuit des parapheurs- Assurer l'interface entre les différents services et les appariteurs- Assurer la fermeture des salles de cours, d'examen et amphis (suppléer à l'appariteur le cas échéant pourl'ouverture des salles de cours, d'examen et amphis)- Faire des rondes régulières dans les locaux de l'Institut- Vérifier les stocks de matériels pédagogiques et des fournitures de la maintenance immobilière- Superviser le volet logistique des différents évènements (JPO, cérémonies, fête de la science, forum entreprises...)Outils spécifiques à l'activitéWord, Excel, Hyperplanning, Matrix

Connaissances / SavoirConnaissance générale de la gestion administrativeConnaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestionadministrative de la fonction publiqueSavoir faireAppliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementairesMaîtriser les techniques de rédaction administrativesSavoir gérer les aléasEvaluer et hiérarchiser les besoinsTravailler en équipeRechercher l'information, la vérifier et la classerSavoir êtreSens de l'organisationCapacité d'adaptationCapacité à gérer le stressRigueur / FiabilitéSens de la confidentialitéSens relationnel

• Sens du relationnel
• Suivi de chantier
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation